Hinweisgeberschutzgesetz - Interne Meldestelle der HAWE Group (Deutschland)

Mit Wirkung zum 02.07.2023 hat die Bundesrepublik Deutschland durch das sog. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Europäische Whistleblower Richtlinie in deutsches Recht umgesetzt. 

Beschäftigte erhalten dadurch einen Regelungsrahmen, um im Unternehmen festgestellte Gesetzesverstöße bzw. entsprechende Verdachtsmomente künftig besser melden zu können. Zum Schutz des Hinweisgebers hat das Unternehmen eine qualifiziert besetzte interne Meldestelle einzurichten, die die Identität des Hinweisgebers grundsätzlich vertraulich behandelt. Repressalien gegen den Hinweisgeber aufgrund einer gewissenhaften Meldung sind dem Unternehmen streng verboten. Der Hinweisgeber erhält über das Schicksal seiner Meldung eine Rückmeldung.

Die gleiche Meldemöglichkeit und den gleichen Schutz erhalten bei HAWE auch nicht beim Unternehmen beschäftigte Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem Unternehmen in Kontakt stehen (z.B. die Mitarbeiter von Kunden und Lieferanten des Unternehmens).

Eine Pflicht zur Meldung besteht nicht, sie ist rein freiwillig. Jedoch begrüßt HAWE sachdienliche Meldungen ausdrücklich, um etwaige Verstöße schnell erkennen und abstellen bzw. verhindern zu können. Die interne Meldestelle der HAWE Group (Deutschland) ist angesiedelt in der Rechtsabteilung der HAWE Hydraulik SE (Aschheim) und bietet folgende Meldekanäle.

 

Interne Meldestelle HAWE Group (Deutschland)

Telefon Hotline: +49 89 379100-1735

E-Mail Adresse: compliance (at) hawe.de

Auf Wunsch: Persönliches Gespräch

Weiter persönlicher Anwendungs- und Schutzbereich

Als Beschäftigte gelten insbesondere die Arbeitnehmer, Azubis, Arbeitnehmerähnlichen und die dem Unternehmen überlassenen Leiharbeitnehmer.

Gleichermaßen meldebefugt sind nicht-beschäftigte natürliche Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem Unternehmen in Kontakt stehen (z.B. die Mitarbeiter von Kunden und Lieferanten des Unternehmens).

Geschützt vor Repressalien sind nicht nur die meldenden Personen selbst, sondern auch Dritte, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen (z.B. beim Unternehmen ebenfalls beschäftigte Angehörige des Hinweisgebers) und Drittunternehmen, die mit dem Hinweisgeber in beruflicher Beziehung stehen (z.B. das Zulieferunternehmen, dessen freier Mitarbeiter eine Meldung erstattet).

Sachlicher Anwendungsbereich: Nur Gesetzesverstöße

Zum sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes zählen ausschließlich Erkenntnisse und begründete Verdachtsmomente zu vollenden, versuchten oder bevorstehenden Straftaten (alle) und bestimmten Bußgeldverstößen (z.B. Arbeitssicherheit, Produkthaftung, Umweltschutz, Außenwirtschaft, Kartellrecht, Korruption, Geldwäsche, Datenschutz). Daher sind für interne Hinweise zu Straf- und Bußgeldtatbeständen ggf. ausschließlich die HinSchG-spezifischen Meldekanäle zu nutzen.

Interne Meldestelle gemäß HinSchG

Die von der HAWE Hydraulik SE eingerichtete Meldestelle ist beauftragt, auch Meldungen bezüglich der HAWE Micro Fluid GmbH sowie der Schienle Magnettechnik + Elektronik GmbH entgegen zu nehmen und zu bearbeiten. Dabei ist es unabhängig, von welchem dieser drei Unternehmen der Hinweisgeber seine Meldebefugnis ableitet, z.B. bei welchem der Unternehmen er beschäftigt ist bzw. mit welchem Unternehmen er in beruflichem Kontakt steht. Wegen der aktuellen Meldewegen wird nach oben verwiesen.

1. Hinweisgeber meldet über einen der Meldekanäle an interne Meldestelle

2. Meldestelle nimmt Hinweis über Meldekanäle auf (es erfolgt keine Tonbandaufzeichnung)

3. Meldestelle klärt mit Hinweisgeber, ob Meldung korrekt verstanden

4. Meldestelle erteilt Hinweisgeber, wenn textlicher Rückkanal besteht, binnen sieben Tagen ab Meldung Eingangsbestätigung

5. Meldestelle prüft Schlüssigkeit des Hinweises

6. Meldestelle nimmt zu schlüssigem Hinweis Ermittlungen auf (Sachverhaltsaufklärung), ggf. unter Rückfragen an Hinweisgeber

7. Meldestelle bewertet Ermittlungsergebnis und veranlasst ggf. Folgemaßnahmen, um Verstoß abzustellen, zu sanktionieren und Wiederholungen zu verhindern

8. Meldestelle erstellt Abschlussbericht

9. Meldestelle informiert Hinweisgeber, wenn Rückkanal besteht, binnen drei Monaten über Schicksal seiner Meldung, insbesondere über getroffene / geplante Folgemaßnahmen, hilfsweise über Zwischenstand

10. Meldestelle veranlasst nach Ablauf von Löschfrist die Löschung der Vorgangsdokumentation

 

Anonyme Meldung?

Von einer Verpflichtung der Unternehmen zur Schaffung anonymer Meldekanäle hat der Gesetzgeber bewusst abgesehen, konkret weil der damit einhergehende anonyme Rückkanal von der Meldestelle zum Hinweisgeber technisch nur schwer zu realisieren ist.

Unsere interne Meldestelle wird anonyme Hinweise jedoch gleichwohl gerne entgegennehmen, zum Beispiel wenn Sie sich über Ihr privates Telefon mit unterdrückter Rufnummer an die Hotline wenden. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir in dem Fall nicht in der Lage sind, Sie wegen Rückfragen zum Sachverhalt oder zur Information über getroffene Maßnahmen aktiv zu kontaktieren. Auf unsere aktiven Rückmeldungen würden Sie bei anonymer Hinweisgabe also stillschweigend verzichten. Sie hätten jedoch jederzeit die Möglichkeit, die Meldestelle von sich aus wieder zu kontaktieren, um zur Sachverhaltsaufklärung beizutragen oder sich über den Sachstand zu informieren.

Vertraulichkeit, Datenschutzhinweis

Die Nutzung unserer internen Meldekanäle bzw. Beschwerdeverfahren ist freiwillig und erfordert ggf. die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die HAWE Hydraulik SE und, soweit diese betroffen sind, auch durch die HAWE Micro Fluid GmbH bzw. die Schienle Magnettechnik + Elektronik GmbH. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art.6 Abs.1 S.1 lit.c in Verbindung mit dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir im Zusammenhang mit Ihre Meldung nur soweit erforderlich zur Sachverhaltsermittlung, Bewertung, Planung sowie Durchführung etwaiger Folgemaßnahmen sowie zur darauf bezogenen Kommunikation mit Ihnen. Möglicherweise ist die Auslagerung von Datenverarbeitungen an Dritte erforderlich (ggf. auf Basis datenschutzrechtlicher Auftragsvereinbarung).

Ihre Identität wird nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes vertraulich gehalten. Dies umfasst einen möglichst klein gehaltenen Datenempfängerkreis, eine möglichst weitgehend anonymisierte Verarbeitung und das strikte Erforderlichkeitsprinzip. Vertraulich behandeln wir auch die personenbezogenen Daten des von einer Meldung Betroffenen. Je nach Sachverhalt kann eine selektive Übermittlung personenbezogener Daten an insbesondere Behörden oder Gerichte erforderlich sein. 

Die Löschung der Falldokumentation erfolgt drei Jahre nach Abschluss des Vorgangs, soweit eine längere Aufbewahrung nicht verhältnismäßig geboten ist (§11 Abs.5 HinSchG).

Weitere Hinweise, Gesetzestext

Neben der internen Meldestelle haben Sie auch die Möglichkeit, Ihren Hinweis an sog. externe Meldestellen zu richten, insbesondere an das Bundesamt für Justiz, die BaFin oder das Bundeskartellamt. Nach dem Leitbild des Gesetzes soll jedoch primär an die interne Meldestelle gemeldet werden (§7 Abs.3 HinSchG); auch HAWE begrüßt den Weg über die interne Meldestelle mit ihren kürzeren Wegen und der besseren Sachnähe. Sollten Sie sich zu einer Offenlegung gegenüber der Öffentlichkeit veranlasst sehen, genießen Sie den Schutz des HinSchG nur, wenn Sie zuvor erfolglos an eine externe Meldestelle gemeldet haben, also keine fristgerechte oder hinreichende Rückmeldung zum Schicksal Ihrer Meldung erhalten haben oder keine Folgemaßnahmen ergriffen wurden, oder wenn besondere Hinderungsgründe bestehen (§32 HinSchG).

Wegen der weiteren Details wird verwiesen auf den Gesetzestext.